Cara Menggunakan Google Formulir untuk Bisnis

Cara Menggunakan Google Formulir sangatlah mudah. Google Formulir adalah alat yang memungkinkan Anda mengumpulkan informasi dari pengguna melalui survei atau kuis yang dipersonalisasi. Menggunakan Google Formulir, mudah untuk mengelola pendaftaran acara atau membuat jajak pendapat cepat. Google Formulir membantu Anda dalam membuat dan menganalisis survei langsung dari browser web atau seluler Anda. Melakukan tugas ini tidak memerlukan perangkat lunak khusus apa pun.

Informasi yang dikumpulkan secara otomatis terhubung ke spreadsheet. Lembar bentang diisi dengan survei dan tanggapan kuis. Anda bisa mendapatkan hasil secara instan begitu masuk. Dan, setelah itu rangkum hasil survei secara sekilas dengan diagram dan grafik.

Anda juga dapat menggunakan foto atau logo Anda sendiri, dan Formulir akan memilih warna yang tepat untuk melengkapi formulir unik Anda sendiri, atau memilih dari serangkaian tema yang dikurasi untuk mengatur nadanya.

Membuat Formulir Google

Tidak ada yang perlu dipasang dengan Google Formulir; cukup masuk ke akun Google Anda dan navigasikan ke docs.google.com/forms, dan Anda siap untuk memulai.

Anda akan melihat bagian "Mulai formulir baru" di bagian atas halaman memiliki beberapa templat di dalamnya. Jika Anda mengklik "Galeri Template" di pojok kanan atas, ini akan meluas untuk menampilkan lebih dari selusin template di tiga kategori (Pribadi, Pekerjaan dan Pendidikan). Meskipun tidak mencakup semuanya, ada kemungkinan bagus bahwa salah satu templat ini akan menjadi titik awal yang lebih baik untuk Anda daripada formulir kosong.

Langkah Anda selanjutnya adalah menyesuaikan formulir. Mulailah dengan mengklik ikon palet di bagian atas. Ini memungkinkan Anda untuk memilih warna sederhana untuk tema atau gambar Anda (stok gambar tersedia atau Anda dapat mengunggah milik Anda sendiri) untuk tajuk. Warna pelengkap secara otomatis akan dipilih untuk sisi. Jika Anda ingin melihat formulir Anda sebagai responden akan melihatnya, tekan saja ikon mata di bagian atas layar untuk pratinjau cepat.

Berbatasan langsung dengan pratinjau adalah ikon roda gigi dengan pengaturan. Ini tidak terlalu berlebihan, dan berisi beberapa fitur penting. Opsi pertama dalam pengaturan umum adalah apakah Anda mengumpulkan alamat email. Jika kotak centang ini diaktifkan, responden akan ditanyai alamat email mereka sebelum mengirimkan. Opsi umum tambahan dapat membatasi pengguna ke satu tanggapan per akun Google, memungkinkan pengeditan tanggapan, dan menawarkan kemampuan untuk melihat bagan ringkasan dan tanggapan teks setelah pengguna mengirimkan formulir mereka.

Pengaturan presentasi memungkinkan Anda menambahkan bilah kemajuan. Untuk formulir multi-bagian, ini memberikan persentase yang lengkap kepada pengguna di bagian bawah setiap halaman, dan dapat membantu agar pengguna tetap melakukan survei yang lebih lama. Terakhir adalah pengaturan kuis. Jika Anda mengaktifkannya, Anda dapat memberikan jawaban yang benar dan nilai poin untuk semua pertanyaan Anda, yang mungkin tidak relevan untuk sebagian besar penggunaan bisnis, tetapi merupakan fitur hebat saat Anda membutuhkannya.

Pindah ke badan formulir, kotak alat utama muncul di sebelah kanan konten formulir Anda dengan lima ikon yang memungkinkan Anda menambahkan: pertanyaan, judul, gambar, video, atau bagian baru.

Pertanyaan baru adalah yang paling penting dari opsi ini, defaultnya adalah pertanyaan pilihan ganda, tetapi Anda memiliki 11 opsi total, bervariasi dari kotak teks untuk pertanyaan jawaban singkat hingga skala linier untuk memberikan peringkat. Templat pertanyaan mudah dipahami dengan kotak teks di bagian atas pertanyaan itu sendiri dan informasi yang telah diisi sebelumnya di kotak pertanyaan yang membantu memandu Anda dalam mengisinya. Di bagian bawah setiap kotak pertanyaan terdapat ikon untuk menduplikasi atau menghapus pertanyaan, tombol untuk membuat pertanyaan menjadi respons yang diperlukan, dan ikon menu untuk opsi tambahan apa pun.

Tiga alat berikutnya sangat mudah: Mereka hanya membuat kotak dengan judul, gambar, atau video. Ini dapat digunakan untuk memperjelas bagian baru dari survei Anda atau dalam kasus gambar atau video, mereka dapat memberikan konten yang relevan untuk serangkaian pertanyaan.

Alat terakhir digunakan untuk menambahkan bagian baru ke formulir Anda, yang setara dengan menambahkan halaman baru. Ini penting untuk survei atau kuis yang lebih lama untuk memecah semuanya secara visual dan mencegah pengguna menggulir tanpa henti ke bawah satu halaman. Setiap bagian menampilkan ikon menu di sudut kanan atas yang memungkinkan Anda untuk menduplikasi, memindahkan, menghapus, atau menggabungkannya dengan bagian di atasnya.

Mendistribusikan Formulir Google

Untuk memberikan formulir kepada pengguna, cukup tekan tombol "Kirim" di pojok kanan atas formulir Anda. Ini membawa Anda ke menu pop-up dengan opsi berbagi Anda.

Di bagian atas menu ini adalah kotak centang untuk mengumpulkan alamat email responden, jika Anda belum memilih opsi ini di pengaturan. Ini sangat membantu bagi pengguna bisnis yang ingin membuat milis.

Ada tiga metode utama untuk mendistribusikan formulir: email, URL, dan kode sematan. Ada juga ikon untuk berbagi ke Google+, Facebook dan Twitter. Email memungkinkan Anda mempersonalisasi subjek dan pesan singkat serta menawarkan opsi untuk menyertakan formulir di email. URL sudah cukup jelas; satu-satunya pilihan adalah mempersingkatnya. Terakhir, kode HTML embed akan memungkinkan Anda menempatkan formulir langsung di situs web Anda, Anda dapat menyesuaikan lebar dan tinggi piksel formulir.

Melihat Tanggapan

Tab kedua di formulir Anda adalah "Responses", yang mengumpulkan respons pengguna saat mereka masuk. Setelah Anda mendapatkan beberapa respons, dua tab baru akan muncul. Satu memungkinkan Anda untuk melihat data tanggapan dalam tampilan ringkasan yang akan memberikan grafik dasar dari data tanggapan, dan yang lainnya adalah tampilan individu yang akan menunjukkan kepada Anda formulir lengkap satu responden. Dalam tampilan individu, Anda dapat menghapus tanggapan satu pengguna jika menurut Anda tanggapan tersebut tidak boleh disertakan karena alasan apa pun.

Beberapa opsi tambahan tersedia dengan mengklik ikon menu di sudut kanan atas tab tanggapan. Anda dapat memilih untuk menerima pemberitahuan email untuk semua tanggapan baru, memilih di mana data tanggapan disimpan, membatalkan tautan formulir dari spreadsheet, mengunduh semua tanggapan sebagai file .csv, mencetak semua tanggapan dan terakhir menghapus semua tanggapan.

Ketika Anda selesai mengumpulkan tanggapan, ini juga tempat Anda akan mematikan formulir. Opsi ini menonjol di sudut kanan atas tab ini, dan akan menghentikan masuknya data baru.

Tips dan Trik

Sekarang Anda memiliki beberapa Formulir Google dasar, dan Anda siap untuk menggali lebih dalam. Meskipun fitur standar sudah mencakup rentang yang cukup luas, ada trik tambahan untuk ditambang di Formulir.

Pada awal 2016, Google membawa dukungan untuk Apps Scripts dan add-on Google ke Formulir. Alat ini memberikan banyak fungsi tambahan ke produk Formulir inti. Ini dapat ditemukan dengan mengklik ikon menu di pojok kanan atas Formulir Google mana pun. Pengaya biasanya cukup dapat diakses saat menggunakan Skrip Aplikasi Google, dan membutuhkan pemahaman yang cukup dengan Javascript.

Salah satu add-on yang paling populer adalah Penerbit Formulir, sementara mengambil data yang dikirimkan melalui Formulir Anda dan menghasilkan file Dokumen, Spreadsheet, atau Slide berdasarkan template. Ia bahkan dapat secara otomatis mengekspor file PDF dan mengirimkannya ke alamat email tertentu atau beberapa alamat. Beberapa kasus penggunaan yang lebih umum adalah untuk kontrak dan faktur, tetapi ini akan berfungsi untuk setiap kasus yang membutuhkan keluaran yang lebih bersih daripada data mentah yang tersedia langsung di Google Formulir.

Pemberitahuan Email untuk Formulir adalah add-on hebat lainnya untuk pengguna bisnis. Seperti yang disebutkan sebelumnya, Anda dapat menerima pemberitahuan email untuk semua tanggapan ke Formulir Anda, tetapi ini memungkinkan Anda untuk menyesuaikan konten email dan menentukan kepada siapa mereka akan dikirim. Anda bahkan dapat menggunakan pemformatan bersyarat untuk mengirim email pemberitahuan ke akun tertentu berdasarkan tanggapan atas pertanyaan di formulir. Ini bisa mengubah formulir umpan balik pelanggan dasar menjadi alur kerja layanan pelanggan yang sebenarnya.

Add-on AppSheet memungkinkan Anda mengubah Formulir Google menjadi aplikasi seluler khusus yang dapat Anda terapkan ke tim Anda atau bahkan pelanggan. Tidak ada pengkodean yang terlibat - cukup ambil Formulir Anda dan buat di atasnya dengan AppSheet App Editor. Beberapa kemampuan yang tersedia adalah pemindaian kode batang, GPS dan Peta, Akses offline dan pengambilan gambar. Kemungkinan dengan add-on ini hampir tidak terbatas, tetapi untuk memberikan beberapa contoh, Anda dapat membuat aplikasi manajemen inventaris peralatan yang menggunakan pemindai kode batang untuk memeriksa barang masuk dan keluar, atau aplikasi untuk pelacakan prospek dengan bagan bawaan dan kemampuan berbagi.Sementara detail pengkodean menggunakan Skrip Aplikasi Google berada di luar cakupan artikel ini, ada tugas yang relatif sederhana yang dapat dilakukan untuk mereka yang hanya memiliki pemahaman minimal tentang Javascript. Entri blog dari Pengembang Google ini misalnya menunjukkan kepada Anda cara mengotomatiskan pembuatan Google Formulir, jika Anda membutuhkan Formulir yang sama yang dibuat berkali-kali. Ini akan secara dramatis mengurangi pekerjaan yang terlibat, karena kode dasar dapat dijalankan untuk menghasilkan Formulir baru secara instan daripada mereproduksinya melalui editor Formulir.